住民向け文書を、「思わず、手にとって読みたくなる」文書に！
行政用語も、１つの「業界用語」。
業界外である住民にとっては、わかりづらいと感じられるのも無理はありません。
ですから、地方公務員の方は、いかに住民にわかりやすく行政の制度や言葉を説明するかを日々考えておられます。
たとえば、各地方公共団体では、「平易な表現」に関するマニュアルを用意し、できる限り一般的な言葉に置き換えた文章にしようと務めておられます。
ただ、文章を変えただけで、文書はわかりやすくなるものでしょうか？
答えは「ノー」です。
文書、つまり書類は、１つの「作品」。
いくら、平易な文章にしたところで、まずはぱっと見て「わかりやすそう」なのか、「わかりづらそう」なのかを判断されてしまうものなのです。
一目みたときに、「わかりやすそう！」と思ってから、人はその内容を目にするもの。最初から、文章をきちんと読んでくれるわけではないのです。
では、「わかりやすそう！」と「わかりにくそう．．．。」の見た目の違いはどこにあるのでしょう？
「わかりやすそう！」と思わせる、それを私は「”文書”表現力」と呼んでいます。
「文章」ではない、「文書」、つまり、まずは「書類」の見た目が肝心なのです。
アイプロダクトの「伝わる文書の作り方」研修では、「ひと目でわかる」文書作りのコツとポイントを、課題を通じて気づきを得ながら習得していただきます。
実践的なその内容から、多数の官公庁・自治体様より、毎年リピートをいただき、研修を行わせていただいております。（ある自治体様には、約20年にわたって、毎年研修を行っております。）
課題を通じて話し合いながら気づきを得る
アイプロダクトの研修は、「自分自身で気づきを得る」ことを目的としています。
グループに分かれてディスカッションし、さらにその内容を発表していく。こうして、全員が意見の共有をしながら、気づきを得ていきます。
「正解」は１つではありません。また、自分の中にしかありません。
それを見つけていただくきっかけを与えることで、各自の中に自信が生まれるのです。
「わかりやすい文書の作り方」研修の風景
下記の写真は、当研修1日間カリキュラムによるの風景です。
課題の解答を各自で考えた後、グループでのディスカッションが始まります。
制限時間内に各グループの解答を作成し、その解答をコピーして、全グループに配布。
それらの解答を見ながら、各グループの代表が発表をしてきます。
伝わる（ひと目でわかる）文書の作り方研修内容
概要
文章構成・情報の整理・レイアウトデザインなど、文書作成に必要な力を養い、「一目でわかる文書」への改善のポイントを学習します。
ねらい
「読みやすく、わかりやすく、誤解を招かない文書」を作成するために必要となる観点を理解し、文書作成の能力の向上を目指します。
受講定員
30名程度（１グループ６名×５〜６グループ）
※ 受講者数が定員を超えた場合、演習時間を十分に取れない場合がございます。
事前課題
身の回りにある、書類・パンフレット・取扱説明書などで、もっとわかりやすく改善したほうがいいと思われるものを１点、当日ご持参ください。
準備物
受講者用：机、椅子（１グループ５〜6名での、島形式での配列をお願いします）、A4白紙（各グループに20〜30枚）、黒サインペンを各グループに3本程度（以下は、あれば→赤サインペン、ものさし、修正テープ）
講師用：演台、椅子、プロジェクター、スクリーン、HDMIケーブル、延長電源ケーブル、ホワイトボード
カリキュラム〜1日間（5~7時間）コース
- はじめに～「伝わる文書」を作るには？
- 「わかる」とは？～理解のしくみ
- 箇条書きのルールと見せ方のコツ
- 【ワーク】わかりやすく見やすい箇条書きを考える
- 文章構成のテクニック
- 【ワーク】読む前に心の準備ができる「見出し」を考える
- 「わかりにくい表現」の原因と「わかりやすい表現」の法則
- 【ワーク】わかりやすい表現に書き換える
- 文書の分かりやすさと見栄えをよくするレイアウトテクニック
- 【ワーク】情報を整理して伝える
- 【ワーク】持ち寄った文書の問題点と改善案を考察する
- まとめ・質疑応答
※進行状況によって、演習の内容や数を調整させていただきます。ご了承ください。
