わかりやすい文書の作り方研修

住民向けの文書をわかりやすく!

わかりやすい文書の作り方

行政用語も、1つの「業界用語」。

業界外である住民にとっては、わかりづらいと感じられるのも無理はありません。

ですから、地方公務員の方は、いかに住民にわかりやすく行政の制度や言葉を説明するかを日々考えておられます。

たとえば、各地方公共団体では、「平易な表現」に関するマニュアルを用意し、できる限り一般的な言葉に置き換えた文章にしようと務めておられます。

ただ、文章を変えただけで、文書はわかりやすくなるものでしょうか?

答えは「ノー」です。

文書、つまり書類は、1つの「作品」。

いくら、平易な文章にしたところで、まずはぱっと見て「わかりやすそう」なのか、「わかりづらそう」なのかを判断されてしまうものなのです。

一目みたときに、「わかりやすそう!」と思ってから、人はその内容を目にするもの。最初から、文章をきちんと読んでくれるわけではないのです。

では、「わかりやすそう!」と「わかりにくそう...。」の見た目の違いはどこにあるのでしょう?

「わかりやすそう!」と思わせる、それを私は「”文書”表現力」と呼んでいます。

「文章」ではない、「文書」、つまり、まずは「書類」の見た目が肝心なのです。

アイプロダクトの「わかりやすい文書の作り方」研修では、「ひと目でわかる」文書作りのコツとポイントを、課題を通じて気づきを得ながら習得していただきます。

実践的なその内容から、多数の官公庁・自治体様より、毎年リピートをいただき、研修を行わせていただいております。

課題を通じて話し合いながら気づきを得る

アイプロダクトの研修は、「自分自身で気づきを得る」ことを目的としています。

グループに分かれてディスカッションし、さらにその内容を発表していく。こうして、全員が意見の共有をしながら、気づきを得ていきます。

「正解」は1つではありません。また、自分の中にしかありません。

それを見つけていただくきっかけを与えることで、各自の中に自信が生まれるのです。

「わかりやすい文書の作り方」研修の風景

下記の写真は、当研修1日間カリキュラムによるの風景です。

わかりやすい文書の作り方研修

「わかりやすい文書の作り方」研修は、このような内容で進めていきます。

課題の解答を各自で考えた後、グループでのディスカッションが始まります。

わかりやすい文書の作り方ディスカッション風景

グループディスカッションの風景。皆さん、熱心に討議をしています。

制限時間内に各グループの解答を作成し、その解答をコピーして、全グループに配布。

それらの解答を見ながら、各グループの代表が発表をしてきます。

わかりやすい文書の作り方研修発表シーン

各グループの代表者が、グループでまとめた解答の発表を行います。

「わかりやすい文書の作り方」研修内容

目的

「読みやすく、わかりやすく、誤解を招かない文書」を作成するために必要となる文書作成力の向上を目的としています。当研修では、文章力・文章構成力・要約力・レイアウト力など、文書作成に必要な力を養い、「一目でわかる文書」への改善のポイントを学習します。

受講定員

30名程度(1グループ6名×5〜6グループ)

※ 受講者数が定員を超えた場合、演習時間を十分に取れない場合がございます。

カリキュラム〜1日間(5~7時間)コース

  1. はじめに~身の回りにあふれている「わかりにくい文書」
  2. 「わかる」とは?~理解のしくみ
  3. わかりやすい文章を書くためのポイント
  4. 要約のポイント
  5. 箇条書きのルールとコツ
  6. 文章構成のテクニック
  7. 「わかりにくい表現」の原因とわかりやすい表現」の法則
  8. 「わかりやすい文書」レイアウトのポイント
  9. まとめ・質疑応答

カリキュラム〜2日間(13〜14時間)コース

1日目
  1. はじめに~「分かる」ということ~理解のしくみ
  2. 分かりやすい文章とは?
  3. 要約のポイント
  4. 箇条書きのルールとコツ
  5. 「分かりやすい文」を書くポイント
  6. 文章構成のテクニック
  7. 電子メールのテクニック
  8. 1日目のまとめ
2日目
  1. 相手に伝えるための言葉づかい
  2. 分かりにくい表現の原因と、分かりやすい表現のルール
  3. レイアウトのテクニック
  4. 図解の考え方
  5. 2日目&全体のまとめ・質疑応答

 1日間コース・2日間コースとも、講習時間や参加人数によって、演習の内容や数を調整させていただきます。





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